Bienvenida a TransFirma
TransFirma digitaliza el ciclo completo del transporte de mercancías: desde que el gestor asigna la ruta hasta que el receptor firma y el albarán PDF queda archivado. Todo desde el navegador, sin instalaciones, desde cualquier dispositivo.
Esta guía sigue el orden real de uso de la plataforma. Si acabas de registrarte, empieza por Primeros pasos — en menos de 30 minutos tendrás tu primera ruta asignada y el documento de control generado.
Qué hace la plataforma
| Módulo | Qué resuelve |
|---|---|
| Gestión de rutas | Crea y asigna viajes desde el panel. El conductor los recibe al instante en su móvil. |
| Firma electrónica | Conductor y receptor firman en pantalla. Validez legal conforme al Reglamento eIDAS (UE 910/2014). |
| Documento de control con QR | Generado automáticamente en cada viaje. Cumple la Ley 9/2025 desde el primer día. |
| OCR con IA | Captura automática de datos de albaranes en papel. Elimina la introducción manual. Pro |
| Vista de inspección | URL única por conductor. El agente escanea el QR y accede al documento en segundos. |
| Historial y PDFs | Todos los documentos archivados, buscables y descargables desde el panel o por email. |
Ley 9/2025 — Cumplimiento obligatorio
La Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible establece el documento de control electrónico como obligatorio en todas las operaciones de transporte de mercancías por carretera en España a partir del 5 de septiembre de 2026.
Qué exige la ley
- Generación de un documento de control electrónico por cada operación de transporte.
- El documento debe incluir un código QR accesible a los agentes de inspección en carretera.
- Firma digital del conductor y del receptor en destino.
- Conservación del documento durante un mínimo de 5 años.
- Garantía de integridad e inalterabilidad del documento una vez firmado.
Cómo lo cumple TransFirma
- QR en tiempo real: se genera al crear la ruta. Accesible en
transfirma.app/inspeccion/[id]. - Firma electrónica: marca temporal de servidor, DNI/NIE validado, URL permanente. Conforme al Reglamento eIDAS (UE 910/2014).
- Inmutabilidad: el PDF se sella al cerrarse el viaje. Ninguna acción posterior altera el registro original.
- Conservación: todos los documentos firmados se archivan en almacenamiento seguro en la UE.
Primeros pasos
Este es el camino real desde el primer email hasta tener una ruta operativa. Tarda menos de 30 minutos.
Recibirás un email de bienvenida con un enlace de activación. Al hacer clic, accedes directamente al asistente de configuración inicial. No necesitas instalar nada — funciona en cualquier navegador moderno.
El asistente te pedirá razón social, NIF, dirección y logotipo. Estos datos aparecen en todos los documentos de control que genera la plataforma. Puedes editarlos más tarde desde Ajustes → Empresa.
Ve a Vehículos → Nuevo vehículo. Introduce la matrícula y el tipo (tractor, furgón, camioneta…). Si usas semirremolques, añádelos también — ambas matrículas aparecerán en el documento de control.
Ve a Conductores → Nuevo conductor. Introduce nombre completo, DNI/NIE y email. El conductor recibirá una invitación por email con su acceso al panel móvil.
Ve a Rutas → Nueva ruta. Selecciona conductor, vehículo, origen, destino, mercancía y peso. Al guardar, el documento de control electrónico con QR se genera automáticamente y el conductor recibe la notificación en su móvil.
Al llegar a destino, el conductor abre el viaje en su móvil y firma en pantalla. El receptor introduce su nombre y DNI/NIE y también firma. El viaje se cierra automáticamente y el albarán PDF queda archivado y disponible para descarga.
Roles y permisos
TransFirma tiene tres roles. Cada usuario solo puede ver y hacer lo que su rol permite. Los datos de una empresa nunca son visibles para otra.
| Rol | Para quién es | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Administrador | Propietario o responsable de empresa | Acceso completo: configuración, facturación, usuarios y todos los datos. |
| Gestor de tráfico | Quien organiza los viajes del día a día | Crea y asigna rutas, gestiona conductores y vehículos, accede a historial y PDFs. Sin acceso a facturación. |
| Conductor | El conductor del vehículo | Ve sus rutas asignadas, firma albaranes y accede a su vista de inspección. No ve datos de otros conductores. |
Matriz de permisos detallada
| Acción | Admin | Gestor | Conductor |
|---|---|---|---|
| Ver rutas | Todas | Todas | Solo las suyas |
| Crear y asignar rutas | Sí | Sí | — |
| Firmar albarán | Sí | Sí | Sí |
| Ver historial completo | Sí | Sí | — |
| Gestionar conductores | Sí | Sí | — |
| Gestionar vehículos | Sí | Sí | — |
| OCR con IA | Sí | Sí | — |
| Configuración de empresa | Sí | — | — |
| Facturación y plan | Sí | — | — |
Conductores
Los conductores son los usuarios que realizan los viajes. Cada conductor tiene su propio acceso y solo ve sus rutas asignadas.
Alta individual
Ve a Conductores → Nuevo conductor. Campos obligatorios: nombre completo, DNI/NIE y email. El conductor recibirá un email de invitación con su contraseña temporal y deberá cambiarla en el primer acceso.
Importación masiva por CSV
Ve a Conductores → Importar CSV. El archivo debe seguir exactamente este formato:
nombre,apellidos,dni_nie,email,telefono
Juan,Martínez Pérez,12345678Z,juan@empresa.com,612345678
María,López Ruiz,87654321X,maria@empresa.com,Desactivar un conductor
Haz clic en el conductor en la lista y usa Desactivar cuenta. El conductor no podrá iniciar sesión, pero todos sus viajes y firmas anteriores quedan intactos en el historial.
Vehículos
Gestiona tu flota desde Vehículos en el menú lateral. Puedes añadir, editar y dar de baja vehículos en cualquier momento.
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Matrícula | Matrícula del vehículo (ej: 1234 BCN) | Sí |
| Tipo | Tractor, semirremolque, furgón, camioneta… | Sí |
| Marca y modelo | Fabricante y modelo (ej: Volvo FH16) | No |
Personal
Los usuarios con rol Gestor y Administrador se gestionan desde Personal en el menú lateral.
Para invitar a un nuevo gestor: Personal → Invitar usuario. Introduce su email, selecciona el rol y envía. Recibirá un email de invitación con acceso al panel.
Rutas y viajes
Un viaje en TransFirma es un servicio de transporte completo: desde la asignación hasta la firma del receptor y el archivado del PDF.
Ciclo de vida de un viaje
- Programado → En tránsito: cuando el conductor firma en origen.
- En tránsito → Completado: cuando el receptor firma en destino. El PDF se genera en ese momento.
- El estado Cancelado puede aplicarse manualmente antes de que el viaje comience.
Crear un nuevo viaje
Ve a Rutas → Nueva ruta y completa:
- Conductor y vehículo (tractor y opcionalmente semirremolque)
- Origen y destino
- Fecha y hora de salida
- Cargador: empresa o persona que entrega la mercancía
- Mercancía: tipo y peso en kg
- Destinatario: empresa o persona que recibe la mercancía
Al guardar, el documento de control con QR se genera automáticamente. El conductor recibe la notificación al instante.
Firma electrónica
Conductor y receptor firman directamente en pantalla, desde cualquier dispositivo, sin papel ni aplicaciones adicionales.
Flujo de firma en destino
Qué queda registrado en cada firma
- Trazo de la firma capturado en el dispositivo
- Nombre completo del firmante
- DNI/NIE validado por formato
- Marca temporal de servidor (UTC)
- URL permanente al documento firmado
OCR con inteligencia artificial Plan Profesional
El módulo de OCR usa Google Gemini para extraer automáticamente los datos de albaranes en papel, órdenes de carga o CMR a partir de una foto o PDF. Elimina la introducción manual de datos y los errores de transcripción.
Cómo se usa
Documento de control y PDFs
Cuando un viaje se cierra, TransFirma genera automáticamente el Documento de Control Electrónico en PDF. Este documento cumple los requisitos de la Ley 9/2025 y contiene la trazabilidad completa del servicio.
Contenido del documento
- Datos de la empresa transportista (con logo)
- Datos del viaje: origen, destino, fecha, mercancía y peso
- Conductor y matrículas del vehículo
- Cargador y destinatario
- Firma digitalizada del conductor (con nombre y DNI)
- Firma digitalizada del receptor (con nombre y DNI)
- Marca temporal, número de referencia único y URL de verificación
Cómo descargar o compartir
Ve a Historial, localiza el viaje y haz clic en Ver albarán. Desde ahí puedes descargar el PDF, enviarlo por email directamente o imprimirlo.
Vista de inspección de tráfico
Cada conductor tiene una URL única y permanente con su documentación en tiempo real. El agente de tráfico escanea el QR con su dispositivo y accede al instante, sin necesidad de que el conductor busque papeles.
Qué ve el agente
- Datos de la empresa transportista y NIF
- Nombre y DNI/NIE del conductor autorizado
- Todos los viajes activos en ese momento (origen, destino, matrículas, mercancía y peso)
- Código QR de acceso rápido
Cómo el conductor lo tiene siempre a mano
El conductor encuentra el enlace en Mi perfil → Vista de inspección. Se recomienda guardarlo como favorito en el navegador del móvil o crear un acceso directo en la pantalla de inicio.
Ajustes
Accede desde Ajustes en el menú lateral. Disponible únicamente para el rol Administrador.
Empresa
Modifica razón social, NIF, dirección y logo. El logo aparece en todos los documentos de control PDF generados por la plataforma.
Facturación
Cambia de plan, actualiza el método de pago y descarga facturas pasadas desde Ajustes → Facturación.
Seguridad
Cambia tu contraseña y revisa los inicios de sesión recientes desde Ajustes → Seguridad.
Historial
El historial recoge todos los viajes cerrados y cancelados. Accede desde Historial en el menú lateral.
Filtros disponibles
- Rango de fechas
- Conductor
- Estado (completado, cancelado)
- Búsqueda de texto libre: origen, destino, cargador o matrícula
Exportar a CSV
Haz clic en Exportar en la esquina superior del historial. El archivo incluye todos los campos de cada viaje y es compatible con Excel.
Planes y facturación
| Característica | Básico | Profesional | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Conductores | Hasta 5 | Hasta 25 | Ilimitado |
| Rutas y viajes | Ilimitado | Ilimitado | Ilimitado |
| Firma electrónica | Sí | Sí | Sí |
| Vista de inspección con QR | Sí | Sí | Sí |
| PDFs automáticos | Sí | Sí | Sí |
| Cumplimiento Ley 9/2025 | Sí | Sí | Sí |
| Historial | 12 meses | Ilimitado | Ilimitado |
| OCR con IA | — | Sí | Sí |
| Importación masiva CSV | — | Sí | Sí |
| Personalización del documento | — | Sí | Sí |
| Exportación avanzada | — | Sí | Sí |
| Multi-empresa | — | — | Sí |
| SLA y account manager | — | — | Sí |
| Precio lanzamiento / mes | 39 € 59 € | 99 € 149 € | A medida |
Cambiar de plan
Ve a Ajustes → Facturación → Cambiar plan. El cambio se aplica de inmediato. Si subes de plan, el importe restante del mes actual se prorratea. Si bajas, el cambio se aplica al siguiente ciclo de facturación.
Periodo de prueba
Todos los planes incluyen 30 días de prueba gratuita sin tarjeta de crédito. Al finalizar recibes un email para activar la suscripción. Si no actúas, la cuenta pasa a solo lectura sin eliminar tus datos.